Gestione eventi B2B: la checklist logistica per il successo misurato

La logistica non è mai la parte più “glamour” dell’evento, ma è senza dubbio la più critica. 

Molti pensano che un evento B2B si riduca a una questione di organizzazione visiva o di contenuti, ma un errore logistico può vanificare l’intero investimento strategico, compromettendo non solo il successo dell’evento, ma anche la reputazione dell’azienda.

La nostra esperienza ci ha insegnato che un approccio sistematico e capillare è l’unico in grado di garantire che il focus rimanga dove deve essere: sugli ospiti, non sui permessi o sugli imprevisti.

La nostra checklist anti-errore

Ecco come strutturiamo la gestione logistica di ogni evento B2B per assicurarci che tutto vada secondo i piani:

1. Permessi e licenze: identifichiamo i permessi necessari (SIAE, ASL, sicurezza, occupazione suolo pubblico, ecc.) in Fase 1 (pianificazione). Non aspettiamo che le scadenze si avvicinino, ma anticipiamo i tempi, in modo da evitare qualsiasi rischio di ritardi o blocchi dell’evento. Ogni permesso ha una data di scadenza assegnata e un responsabile specifico, che si occupa di monitorare l’avanzamento e di prendere decisioni tempestive in caso di necessità.

Esempio pratico: in un evento recente, abbiamo dovuto gestire un’improvvisa richiesta da parte delle autorità locali per modificare un permesso già emesso. Grazie alla nostra pianificazione anticipata, abbiamo ottenuto un nuovo permesso in meno di 24 ore, evitando danni all’evento.

2. Fornitori: selezioniamo fornitori che hanno dimostrato capacità logistiche comprovate e che sono in grado di integrarsi perfettamente con i nostri sistemi di gestione. La selezione dei fornitori è un passaggio fondamentale che, se fatto correttamente, fa la differenza tra un evento di successo e uno problematico.

Esempio pratico: in occasione di un evento B2B, uno dei nostri fornitori di tecnologia audio-video ha subito un imprevisto con il trasporto delle attrezzature. Grazie alla nostra relazione consolidata, il fornitore ha attivato una soluzione di backup con un’altra società partner, evitando che l’evento subisse ritardi.

3. Scenario rischi (Piano B immediato): mappiamo i 3 scenari peggiori per ogni elemento critico (come maltempo, assenza di un fornitore chiave, guasto tecnico) e prepariamo un piano B pronto all’attivazione immediata.

Esempio pratico: durante un evento outdoor, una delle giornate più calde dell’anno ha messo a rischio la sicurezza e il comfort dei partecipanti. Grazie alla nostra previsione, avevamo già predisposto un piano per l’installazione di tende refrigerate e bevande fresche, evitando che l’evento fosse compromesso.

4. Preparazione staff: Il briefing del personale operativo (hostess, tecnici) non è una riunione, è una simulazione dettagliata. Ognuno sa esattamente come gestire un’emergenza e, soprattutto, come gestire i touchpoint di raccolta dati.

Esempio pratico: in un evento in cui la tecnologia di riconoscimento facciale veniva utilizzata per l’accoglienza, abbiamo organizzato una simulazione completa per ogni membro dello staff, garantendo che ogni operazione fosse eseguita senza intoppi. Il risultato è stato un’accoglienza perfetta e senza intoppi per oltre 500 partecipanti.

La nostra promessa: zero stress operativo, efficienza totale.

La gestione logistica non deve essere una preoccupazione per il cliente, ma un motore invisibile che fa girare l’intero evento. Ci occupiamo di ogni singolo dettaglio logistico, consentendo ai nostri clienti di concentrarsi solo sugli obiettivi di business. 

La nostra esperienza e il nostro approccio sistematico garantiscono che l’intero evento proceda senza intoppi, dal primo all’ultimo minuto.